Должностная инструкция бизнес ассистента руководителя. Помощника руководителя должностная инструкция - основные положения. Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Помощник генерального директора – лицо, в котором нуждается каждый достойный руководитель. Осуществляя управление компанией, важно доверить половину рабочих дел тому человеку, который обладает должными знаниями, навыками, соответствующей компетенцией. Именно поэтому первым и наиболее существенным вектором направления деятельности являются должностные обязанности помощника генерального директора.

Утверждение инструкции

Основой любой должностной инструкции выступает трудовое законодательство России, не стала исключением и такая должность, как помощник генерального директора. Обязанности, возлагаемые на «правую руку» руководителя в обязательном порядке должны быть составлены в соответствии с ТК РФ, а также дополнительными нормативно-правовыми актами.

Составленная инструкция утверждается начальником или руководителем организации. Его подпись означает законность принятого документа, а также согласие со всеми его положениями. Более того, руководитель вправе вносить изменения, дополнять обязанности либо вовсе не поставить автограф с вынесением мотивированного отказа и указанием на существенные недостатки.

Общие положения: чем руководствуется помощник?

Невозможно переоценить в деятельности компании роль, которую играет помощник генерального директора. Должностная инструкция для подобной категории лиц должна в обязательном порядке содержать общие положения, где работник сможет ознакомиться с нормативно-правовой базой, регулирующей его деятельность, а также с материалами, определяющими характер его работы.

Помощник генерального директора является техническим исполнителем указаний и решений управленца организации. Принимается и увольняется с должности путём приказа соответствующего должностного лица. Как правило, к нему предъявляются следующие требования:

высшее образование;
наличие или отсутствие стажа работы (его срок определяется руководителем);
требования, предъявляемые к стажу работы по специальности.

Если вы желаете попробовать себя в данной должности, то будьте готовы к тому, что непосредственное и неукоснительное подчинение начальнику – главное правило работы, которого придерживается любой помощник генерального директора. Должностная инструкция также говорит о случаях отсутствия помощника на рабочем месте. В это время его обязанности выполняет заместитель руководителя, который несёт полную ответственность за их исполнение.

Нормативно-правовая регламентация

Функции помощника генерального директора основаны на следующих нормативно-правовых актах:

Документы, которые регулируют его деятельность в целом либо регламентируют схожий вид деятельности.
Методические рекомендации и иные материалы, созданные в целях упорядочивания того или иного направления деятельности.
Устав компании/организации/предприятия.
Трудовой распорядок.
Приказы и распоряжения, изданные непосредственным начальником организации.
Определяемая начальником должностная инструкция.

Помощник генерального директора должен быстро, чётко и правильно ориентироваться в нормативно-правовой базе, которая регулирует его деятельность в целом, а также работу подчинённых помощнику должностных лиц. Важно отметить, что необходимо изучить не только федеральное и региональное законодательство, но и местные нормативные документы.

Что необходимо знать?

Должность «правой руки» начальника компании предполагает твёрдые знания структуры и руководящего состава организации, а также всех существующих подразделений. Важным навыком в работе являются умения правильно составить надлежащий документ – приказ, распоряжение, постановление и так далее. То есть без основ делопроизводства помощник генерального директора не сможет в полной мере выполнять свои должностные обязанности.

Лица, претендующие на должность, должны обладать основами этики, владеть правилами делового общения, а также знать общие нормы трудового кодекса и административного права. Да и без навыков работы с электронно-вычислительными машинами также не обойтись.

Функции помощника

Следующим базовым разделом должностной инструкции выступает перечень функций, которые обязан выполнять помощник генерального директора по общим вопросам:

Правильная и чёткая организация технического обеспечения административной распорядительной деятельности руководителя компании.
Ведение и организация делопроизводства, осуществление контроля деятельности других работников, разъяснение сотрудникам непонятных вопросов в данной области.
Разработка либо участие в мероприятиях, направленных на рационализацию документооборота компании.
Приём посетителей.

Пример должностных обязанностей

Характеристика помощника генерального директора складывается как из представленных должностных обязанностей, так и из уровня их исполнения, и выглядит следующим образом:

Принятие поступающей в компанию корреспонденции на имя начальника, её передача и использование в соответствии с принятым решением руководителя.
Ведение делопроизводства в соответствии с федеральными законами, а также эффективное использование компьютерной техники; применение базовых навыков в работе по сбору и обработке информации.
Принятие документов и заявлений, отправка их на подпись начальнику организации.
Подготовка документов для работы руководителя.
Организация телефонных переговоров. Кроме того, человек, занимающий данную должность, обязан полученную в результате проведённых переговоров информацию доводить до сотрудников, обличая в требуемую форму.
Составление писем, запросов, а также иных видов документов, подготовка ответов на запросы по поручению руководителя.
Организация деятельности по подготовке заседаний, совещаний, ведение протоколов и оформление их в последующем в надлежащую форму.
Контроль работы сотрудников компании.
Организация рабочего места руководителя в соответствии с предъявляемыми требованиями, обеспечение канцелярскими принадлежностями, создание условий для успешной и эффективной работы.
Распечатывать служебные и рабочие материалы.

Важно отметить, что представленный перечень должностных обязанностей работника не является исчерпывающим. Руководитель по своему усмотрению может изменить каждый пункт, если внесённые поправки не противоречат законодательству РФ.

Права помощника генерального директора

В общем виде права помощника генерального директора представлены в следующем перечне:

право на ознакомление с проектами решений руководителя, касающихся деятельности помощника;
право на рассмотрение предложений, вносимых руководителем и связанных с выполнением должностной деятельности помощника;
право на информацию, получение которой необходимо с целью успешного выполнения трудовой деятельности в дальнейшем;
право на истребование от руководства действий, содействующих исполнению должностной инструкции.

Юридическая ответственность помощника

Как правило, заключительным пунктом любой должностной инструкции являются положения о мерах ответственности, предъявляемых к работнику. Так, ответственность предусмотрена за следующие виды действий:

Ненадлежащее исполнение либо отказ от исполнения должностных обязанностей.
Нарушения уголовного, административного, трудового, гражданского законодательства.
Причинение ущерба имуществу организации.

Юридическая ответственность может быть возложена на лицо как с участием правоохранительных органов, так и без привлечения таковых. Как правило, существенную роль в определении меры ответственности играет характер и степень причинённого вреда. Если работником была испорчена вещь организации, то взыскание происходит в рамках дисциплинарной ответственности. Если же ущерб носит межличностный характер, без участия следственных органов не обойтись

Утверждение инструкции

Должностная инструкция помощника ген. директора утверждается не только подписью руководителя, но и подписью лица, приступающего к выполнению своих прямых обязанностей. Данный нормативно-правовой акт является местным, поэтому распространяется лишь на территории определённой организации. Если в должностной инструкции имеются несоответствия федеральному или региональному законодательству, то работник имеет право отказаться от выполнения незаконно утверждённого положения.

Работа руководителя насыщена и интенсивна, и для успешной деятельности компании директор должен верно делегировать свои полномочия между подчиненными.

Вы узнаете:

Зачем руководителю нужен личный помощник.
Чем должен заниматься помощник руководителя.
Какие предъявлять требования к человеку, претендующему на должность вашего помощника.
Сколько платить помощнику руководителя.
Как найти идеального помощника руководителя.

Кроме узких специалистов – бухгалтера, экономиста, технолога и прочих аналогичных должностей – многие организации учредили должность помощника руководителя. Такие объявления все чаще появляются в разделах современных коммерческих изданий, и это не случайно.

Являясь «правой рукой» директора фирмы, помощник выполняет функции разных специалистов: психолога, организатора, делопроизводителя. При этом от результатов его работы зависит деятельность всей компании: итоги важных , деловой настрой шефа, успешность новых проектов, степень согласованности между специалистами структурных подразделений и т. п.

Помощник руководителя: особенности профессии

Хороший помощник руководителя, вне сомнения, будет полезен для любой организации, ведь очень часто он фактически является вторым человеком в компании. Активный, ответственный, эрудированный и целеустремленный специалист, выполняющий функции помощника руководителя, способен выполнить качественно и безупречно работу любой сложности: от регистрации входящей корреспонденции до согласования выгодного контракта с партнерами. По этой причине сотрудники, безупречно и профессионально выполняющие трудовые функции, высоко ценятся на любом предприятии.

Практика организации работы такова, что помощниками руководителя часто становятся хорошо зарекомендовавшие себя секретари, начальники структурных подразделений или офис-менеджеры. Успешно совмещая функции юриста, консультанта с работой помощника руководителя, талантливые и грамотные специалисты обеспечивают ощутимый результат всей компании.

Если вести речь о должностной инструкции данного специалиста, то точно составить ее не представляется возможным, но теоретически, конечно, можно попытаться. Но как обозначить ту грань, за которой находится интуитивное понимание между руководителем и его помощником, и от которой зависит успех сотрудничества и взаимопонимания? Разумеется, такими качествами наделен не каждый человек. Не обращать внимания на нервные срывы шефа, быть коммуникабельным, дипломатичным, и, независимо от настроения, всегда выглядеть презентабельно – именно этого ожидает любой руководитель от помощника.

Не менее важным является совпадение «внутренних часов» или темпов работы. Если босс испытывает постоянный недостаток во времени, то его помощник обязан быть мобильным, оперативным и в то же время не подавать признаков спешки.

Личный помощник руководителя – это, прежде всего, преданный сотрудник своей компании, который естественно и искренне представляет ее интересы в любой сфере деятельности: при проверке охранной сигнализации и при урегулировании нежелательных разногласий между специалистами. Лучшим поощрением для него является моральное вознаграждение. Нельзя сказать, что для него безразличен размер заработной платы, тем не менее, он работает не за деньги.

Личные взаимоотношения с руководителем – отдельный, очень важный аспект психологического климата. Более того, проводя часто время в неофициальной обстановке, помощник руководителя знает очень многое о семье своего босса, о сильных и слабых сторонах жизни как самого руководителя, так и всей компании в целом. Опытный директор всегда сможет определить, насколько предан сотрудник коллективу, и дорожит ли интересами компании его помощник.

Не секрет, что конкурентам будет ценна информация о компании, ее преимуществах, решениях, стратегиях развития, и прочая информация конфиденциального характера, хорошо знакомая помощнику руководителя. От того, насколько честен этот сотрудник, насколько уверенно, дипломатично и презентабельно выглядит помощник руководителя, потенциальные партнеры компании могут сделать вывод относительно состояния дел в компании, внутреннего психологического климата, успешности и стабильности.

Как работать в день на 4 часа меньше и все успевать: алгоритм «Газпрома»

Вы отбираете у себя время, когда часами отвечаете на неважные письма, хаотично завершаете просроченные дела, а в результате ничего не успеваете.

Редакция журнала «Коммерческий директор» разузнала об эффективных инструментах, который помогут решить эту проблему. Вам пригодятся персональный планировщик дел и подробные инструкции.

Режим работы помощника руководителя

Как и другие сотрудники, личный помощник руководителя выполняет свои функции в рабочее время, оговоренное условиями трудового соглашения. Как правило, это 8-часовой трудовой день при пятидневной рабочей неделе.

Тем не менее, практика такова, что фактически отработанное время часто выходит за рамки договорных обязательств, и самые важные функции совершаются именно в нерабочее время. Неофициальные встречи, важные переговоры во время «отдыха» на природе и прочие аналогичные сценарии предполагаются в деятельности помощника, выполняющего дополнительные обязанности по рекомендации начальства.

Права и ответственность помощника руководителя

Занимая такую важную и ответственную должность, помощник руководителя наделен определенными правами, которые коррелируют с его обязанностями. В частности, работа с исходной документацией предполагает право помощника на утверждение им этих документов. В то же время, для полного изучения материалов дела помощник может запросить необходимую дополнительную информацию у руководителя и специалистов компании.

Этот сотрудник вправе требовать необходимых условий для работы. Комфортные условия труда, позитивный психологический климат, соответствующий уровень технического оснащения – это показатели, от которых напрямую зависит результат работы специалиста. Поскольку рационализация трудового процесса предполагает разделений трудовых функций, то многие рабочие операции предполагают взаимодействие нескольких специалистов. В частности, обработка входящей корреспонденции не исключает взаимодействие секретаря и помощника руководителя.

Условиями трудового соглашения предусмотрен перечень обязанностей помощника директора, который, тем не менее, может быть значительно расширен на практике в зависимости от обстоятельств. Работая в команде руководителя, помощник несет ответственностьза:

ненадлежащее выполнение трудовых функций, поручений и прямых обязанностей, предусмотренных содержанием утвержденных должностных инструкций, не противоречащих ТК РФ;
противозаконные действия, предусмотренные нормами действующего законодательства;
причинение любого ущерба предприятию, предусмотренного ТК РФ, ГК РФ и прочими законодательными Актами и Положениями федерального, регионального и местного значения.

Перспективы

Опытные и талантливые помощники руководителя, безусловно, имеют серьезные перспективы. Их труд ценится высоко, ведь именно они, впервую очередь, получают возможность быстро подняться по служебной лестнице и достичь высоких результатов в построении карьеры.

Широкие перспективы открываются, прежде всего, тем из них, которые способны за короткий промежуток времени изучить и систематизировать обширную информацию, выбрать тактику поведения, обеспечить всем необходимым стратегически важные переговоры. Специалисты, продемонстрировавшие положительные результаты в работе, имеют широкие возможности в продвижении карьеры и получении престижной должности.

Какой помощник руководителя вам нужен? 10 видов секретарей и ассистентов

Полномочия и обязанности помощника руководителя различаются в зависимости от целевой деятельности и управленческой стратегии компании.

Бизнес-ассистент

Кому необходим: руководству предприятий, ведущих обширный документооборот.

Кому подчиняется:непосредственному руководителю.

Бизнес-ассистент – это специалист, на которого возложена ответственность за многие процессы: подготовку и организацию переговоров и документации к ним, разработку графика работы директора. От степени его организованности, лояльности и дипломатичности зависит результат переговоров, совещаний и прочих аналогичных мероприятий. Из этого следует, что помощник руководителя – вакансии разноплановые, требующие определенных знаний, навыков, эрудиции и компетенции.

Бизнес-ассистент не только выполняет предписанные ему технические функции, но и сам определяет на месте структуру текущих задач и выполняет их. Более того, этот специалист в отсутствие или по поручению руководителя выполняет часть работы директора, результаты которой руководитель использует в своей работе. Следовательно, ассистенту необходимы определенные знания и практика по профилю работы компании.

Практика такова, что мужчины чаще женщин работают в должности ассистентов руководителя. Выбирая человека на эту должность, руководитель исходит из уровня подготовки специалиста, опыта его работы в этой должности, уровня владения иностранными языками, т.к. личный помощник руководителя обязан быть готовым к встрече иностранной делегации. Немаловажными являются и такие навыки, как организаторские способности, умение правильно и рационально вести деловые переговоры и готовность принимать эффективные решения, исходя из анализа текущей ситуации.

Среди соискателей такой должности, как правило, специалисты 30 – 40 лет, имеющие высшее профильное образование и стаж успешной работы в данной отрасли. Кроме прочих деловых качеств потенциального ассистента, на первом месте находится умение адекватно реагировать на критику, способность не давать волю амбициозным чувствам, поскольку результатами его деятельности будет по факту пользоваться другой человек. Таким образом, работа помощник руководителя не подходит соискателям с высокими личными амбициями.

Личный помощник

Кому необходим: руководителям крупных компаний.

Кому подчиняется: только своему непосредственному руководителю.

Должность личный помощник руководителя актуальная для крупного предприятия, где уже в достаточной степени сформирован полный штат административных сотрудников. В данном случае, это – секретариат и прочие категории специалистов, являющихся «правой рукой» директора. В их обязанности входит обеспечение административных потребностей директоров в бронировании билетов для проезда к месту командировок, заказ мест в гостинице, выполнение поручений для семьи руководителя. Примечательно, что работа помощника руководителя выходит за рамки офиса.

Помощник фактически освобождает шефа от выполнения организационных процедур административного характера, предоставляя тем самым возможность рационально заниматься управлением предприятия и с максимальной эффективностью использовать собственные ресурсы. Для того чтобы выполнить все перечисленные условия, сотрудник должен иметь необходимый опыт работы в должности личного помощника руководителя или секретаря-референта от 3-х лет, и в возрасте 25–35 лет получить высшее профильное образование.

Руководство отделом продаж: 17 универсальных правил

Персональный ассистент

Кому необходим:руководителям крупных западных компаний.

Кому подчиняется:исключительно руководителю.

Для выполнения поручений личного характера, которые в практике руководителя встречаются довольно часто, в штатное расписание включают такую должность, как персональный ассистент. Обычно такие работы связаны с выполнением каких-то поручений для членов семьи и близких людей руководителя. Такой сотрудник часто занят организацией семейных мероприятий, праздников, организацией досуга детей директора и т.п.

Средний возраст персонального ассистента 26 – 35 лет, высшее профильное образование, максимум организационных навыков, сдержанность и коммуникабельность.

Секретарь

Кому необходим: компаниям крупного, среднего и малого бизнеса.

Кому подчиняется: руководящему составу.

Должность секретаря нужна практически на каждом предприятии, независимо от организационно-правовой формы. В обязанности этого сотрудника входит прием и регистрация входящей корреспонденции, ответ на телефонные звонки и своевременное переключение связи на начальника, контроль оборота документов, обеспечение нормальной работы в офисе, создание и поддержание позитивного микроклимата в приемной руководства.

На такую должность чаще всего приглашают девушек в возрасте 22 – 30 лет с высшим, средне-специальным (реже – общим) образованием, свободно владеющие навыками уверенного пользователя ПК, способного быстро печатать документы и обрабатывать большой объем входящей информации. Не последнее место отводится и таким личным качествам, как ответственность, коммуникабельность, исполнительность и деловой этикет.

Секретарь-помощник

Кому необходим: руководителям компаний со штатом не более 25 сотрудников.

Секретарем-помощником является тот же помощник руководителя, ответственный за обеспечение нормальной работы специалистов офиса. Этот сотрудник печатает исходящую корреспонденцию, встречает гостей и подает напитки, отвечает на вопросы гостей и обеспечивает приятный, доброжелательный микроклимат.

Высшее образование приветствуется, умение оперативно пользоваться оргтехникой и быстро печатать, обрабатывать входящую корреспонденцию. Соискателям с практическим опытом гораздо легче найти работу. Как правило, на любом предприятии ценится исполнительный и ответственный секретарь с опрятным внешним видом и хорошими манерами.

Секретарь на ресепшн

Кому необходим: компании, в которой работают более 60 сотрудников, с большим посетительским потоком.

Кому подчиняется: офис-менеджеру, помощнику руководителя или самому руководителю.

Обязанность помощника руководителя не ограничивается работой с корреспонденцией и ответами на входящие звонки. Для крупных компаний, взаимодействующих с многочисленными деловыми партнерами, очень важно, чтобы их встречал приветливый секретарь приятной внешности, с располагающей улыбкой и правильными манерами. Так, секретарь на ресепшене отвечает за прием гостей, угощение напитками и десертом, работает с курьерами в части приемки заказов и отправки корреспонденции. Так как секретари на ресепшене одними из первых в силу своих обязанностей вступают в контакт с посетителями, они должны быть доброжелательными, предупредительными и ориентированными, прежде всего, на встречу и сопровождение клиентов.

Секретарь-референт

Кому необходим: компаниям среднего класса.

Кому подчиняется: руководителю.

Эту должность обычно считают «промежуточной», поскольку присущие ей функции свойственны и личному помощнику руководителя и секретарю. В частности, секретарь-референт присутствует на переговорах начальства с партнерами и руководителями подразделений компании, ведет протоколы совещаний и переговоров, обеспечивает документальное сопровождение совещаний руководителя. Следует отметить, что функции секретаря-референта постепенно изменяются, и должностная инструкция помощника руководителя предполагает выполнение различных смежных функций.

Администратор

Кому необходим: компаниям, специализирующимся на оказании услуг.

Кому подчиняется: руководителю компании, управляющему, либо же административному директору.

Необходимо отметить, что должностные обязанности помощника руководителя схожи с обязанностями секретаря, личного помощника и секретаря-референта. При детальном рассмотрении несколько отличаются от них функции администратора.

Должность администратора учреждают в компаниях, специализирующихся на оказании услуг. В частности, администратор занимается встречей гостей, организацией деловых встреч и переговоров, следит за графиком посещения (приема). Основной задачей администратора является обеспечение максимального удобства и комфорта посетителям во время нахождения в офисе компании. Не удивительно, что на должность администратора приглашаются, чаще всего, девушки и юноши приятной внешности, владеющие правилами делового и корпоративного этикета, устойчивые к стрессам и способные одновременно выполнять несколько функций.

Офис-менеджер

Кому необходим: компаниям среднего масштаба с численностью персонала более 25 человек.

Кому подчиняется: руководителю, административному директору.

В задачи этого специалиста входит решение проблем технического обеспечения сотрудников, работающих в офисе. Для правильного учета всех операций, офис-менеджер ведет необходимую учетную документацию. Необходимо учесть, что западноевропейские офис-менеджеры выполняют четко обозначенные функции. В отличие от них, российские специалисты этого профиля часто выполняют работу секретаря.

Оптимальный возраст соискателей на должность офис-менеджеров составляет 23 – 35 лет. Чтобы соответствовать данной должности, специалист должен обладать высокими коммуникативными навыками, быть стрессоустойчивым и обладать приятной внешностью. Опыт работы помощником руководителя будет в приоритете.

Делопроизводитель

Кому необходим: государственным организациям, а также компаниям, в которых четко обозначен документооборот в соответствии с ГОСТами.

Кому подчиняется: административному директору, заведующему канцелярией либо руководителю.

В государственных предприятиях и компаниях со смешанной формой собственности в штатное расписание включают должность делопроизводителя, как, впрочем, и остальные, строго регламентированные должности. Этот сотрудники следит за документооборотом, разбирает и систематизирует письма, Приказы руководителя, архивную документацию и прочие документы предприятия.

Среди требований, предъявляемых к соискателю данной должности, следует обозначить: внимательность, оперативное выполнение поручений, знание правил заполнения документов, грамотность. Делопроизводителя часто называют «заведующим канцелярией», однако, это не меняет сущности и содержания этой работы.

Помощник – это уже близкий человек!

Юрий Водилов,

генеральный директор компании «Сибрыбпром», Тюмень

На протяжении восьми лет я работаю с личным помощником, и должен сказать, что этот человек помогает мне в делах организационного и административного характера. Во время заключения трудового соглашения эту девушку приняли на работу в качестве секретаря. В процессе работы она продемонстрировала хорошие организационные и коммуникативные способности, и со временем была утверждена в должности личного помощника.

Как я принял решение об утверждении именно этой кандидатуры? Прежде всего, должен отметить адекватную реакцию на замечания руководителя, высокие организаторские способности, умение корректно и обоснованно излагать свою позицию. В довершение к сказанному, отмечу высокую степень самоорганизации и дисциплины, отличные профессиональные навыки и соблюдение норм корпоративной этики.

Принимая посетителей компании, личный помощник способствует формированию положительного имиджа дирекции. В его обязанности входит подготовка нужной документации, расписание встреч руководителя с партнерами и посетителями, организация деловых совещаний и личных встреч. Помощник, безусловно, создает гармоничный психологический климат, что очень важно при длительном личном контакте.

Обязанности помощника руководителя: что он должен делать?

Примечательно, что помощник успешно совмещает разные по профилю функции: от простых секретарских до более ответственных и важных, заместительских.

Какие рабочие функции обычно возлагаются на помощника, какими рамками ограничивается сфера его работы?

Тайм-менеджмент:

Разработка и согласование рабочего графика директора – вести переговоры о сроках визитов, встреч, совещаний, следить за расписанием и условиями проведения указанных мероприятий;
Записывать и своевременно оповещать руководителя о графике предстоящих встреч, поездок и прочих дедлайнов. Если в резюме помощника руководителя будет отмечено, что соискатель имеет опыт в данной работе, это сыграет решающую роль в выборе сотрудника.

Организация и обеспечение рабочих мероприятий:

Подготовка и организация совещаний, важных переговоров, ведение протоколов собраний руководителя и уведомление участников собраний и встреч, подготовка необходимых документов по итогам указанных совещаний;
Подготовка командировочных удостоверений, обеспечение командировочных транспортными билетами, расселение гостей в гостинице и т. п.

Ведение документации:

Приемка, сортировка и переадресация входящей корреспонденции. Группировка по срочности, уровню значимости (важности), вручение писем руководителю для ознакомления и визирования.
Работа с документацией – профессиональное составление деловой переписки и прочей документации, оформление заявок в соответствии с требованиями делового этикета и документооборота, редактирование писем, составленных руководителем.

Поддержание деловых контактов:

Тактично и вежливо отвечать на входящие звонки, владеть информацией о том, когда и как соединить абонента с руководителем. Важность процедуры заключается в том, что в каждом случае решение о целесообразности подключения нужно принимать самостоятельно.
Максимально ограждать директора от излишних затрат времени, бесполезных контактов, сохраняя при этом имидж компании и непосредственного руководителя.

Работа офис-менеджера:

Обеспечить соответствие рабочего места руководителя стандартным требованиям рационализации, комфорта и максимальной функциональности.
Поддерживать контактные связи с партнерами, уметь оперативно решать вопросы технического обеспечения и прочие актуальные задачи.

Работа заместителя:

Оперативно и безошибочно находить полезную для руководителя информацию, своевременно разбираться с адресами и контактами потенциальных партнеров и клиентов;
Представлять руководителя или интересы компании на представительских встречах, деловых мероприятиях, уметь находить ответы на поставленные вопросы, четко выражать позиции руководителя.

Личный помощник руководителя должен соответствовать запросам как непосредственного руководителя, так и статусу компании. В небольших (при необходимости – и в крупных) компаниях помощник руководителя может разделять рабочие функции с другими сотрудниками, и наоборот, совмещать работу помощника с прочими функциями по основному Договору.

Опыт пратика

Режис Ломм ,

глава представительства компании Pfizer в России, Москва

Специалист, работающий в компании в должности персонального ассистента, занят выполнением следующих работ:

разрабатывает и согласовывает деловое расписание на день и на неделю;
руководит работой, связанной с организацией командировок, деловых встреч и презентаций;
отвечает за своевременное уведомление руководителя о предстоящих контактах с партнерами и посетителями и т. п.

Естественно, такой специалист должен обладать оптимальным набором коммуникативных навыков: корпоративная этика, высокая адаптивность в быстро изменяющихся условиях, точность и пунктуальность, внимательность и доброжелательность. Лучший ассистент – тот, кто понимает и осознает, что нужно еще предпринять для улучшений условий работы директора.

Современные инструкции не в полной мере охватывают должностные обязанности помощника руководителя, но опытный секретарь хорошо представляет себе сущность этой работы. Чем искреннее сотрудник заботится о компании, тем успешнее будет его карьера, независимо от должности. Личный помощник руководителя, проявляющий здоровое и своевременное беспокойство об условиях работы руководства, всегда будет отмечен по заслугам, ведь для руководителя очень важно, чтобы рядом с ним всегда находился человек, который полностью разделяет его интересы и позицию, в какой бы стране или регионе они не находились.

Специалист, помогающий мне в работе и трудоустроенный на должность ассистента, обеспечивает комфортные условия для проведения важных административных и организационных мероприятий. Дополню, что эти условия важны не только лично для меня, но и для партнеров, что, в конце концов, сказывается на интересах всей компании.

Более того, мне доставляет удовольствие понимание того, что рядом со мной в постоянном контакте работает адекватный, самоорганизованный и ответственный человек, способный трезво оценивать ситуацию и оперативно принимать полезные решения. Более того, я доверяю своему секретарю на интуитивном уровне, понимая, что он полностью разделяет со мной интересы компании и мои собственные интересы.

Идеальный помощник руководителя:

В совершенстве владеет навыками смежных специалистов. Успешно контактирует с людьми и вызывает доверия у посетителей;
Рационально и эффективно организует процесс деловых переговоров;
Будучи интеллектуально развитым, способен поддержать беседу по общим темам, представляя, тем не менее, интересы своего руководства;
Обладает хорошими манерами, отменным вкусом, и предан руководителю;
Вежлив и корректен;
В совершенстве владеет законами логики, хорошо осведомлен о характере и позиции руководителя, способен представлять его интересы перед другими компаниями без ущерба интересам босса. Должность помощник руководителя предполагает бескомпромиссность и принципиальную позицию в разных отраслях, как политики, так и экономики;
Самостоятельно определяет и обозначает границы своей ответственности и компетентности, не перекладывает свою работу на кого бы то ни было, и в то же время, четко представляет себе границы перехода обязанностей одного трудоустроенного специалиста - к другому.
Обладает быстрой реакцией, способностью оперативно управлять сотрудниками компании и безошибочно разбираться: стоит ли волновать шефа по данному вопросу.

С учетом вышеизложенного, несложно определить, какие характерные требования предъявляются к соискателю этой должности. В любом случае, этот специалист должен обладать достаточным образовательным уровнем и практическими наработками, обеспечивающими его положительную репутацию. Точный перечень требований зависит от должностной специфики сотрудника.

В частности, если помощник будет преимущественно занят исполнением функций референта, то в перечень требований войдут следующие позиции:

среднее образование;
небольшой опыт в работе на данной должности;
навыки пользователя ПК и оргтехники.

Начинающий помощник руководителя компании может начать свою карьеру при наличии обозначенных характеристик.

Однако, если помощник будет совмещать работу секретаря с работой менеджера, несложно предположить, что требования к такому специалисту несколько расширятся. С учетом уровня задач в данном случае, соискатель на должность помощника руководителя должен обладать более высоким уровнем квалификации.

Типичный набор навыков должен включать следующие позиции:

владение иностранными языками (наиболее востребованы языки: английский, французский, немецкий, китайский);
уверенное владение популярным пакетом компьютерных программ;
личные качества сотрудника: корректность, ответственность, предупредительность, оперативность;
возраст до 35 лет (многие компании приглашают на работу специалистов более старшего возраста, с учетом имеющегося практического опыта).

Несмотря на то, что специалисты со стажем имеют больше преимуществ при рассматривании кандидатур, помощники руководителя с небольшим стажем, демонстрирующие образцовые организаторские способности и в совершенстве владеющие правилами корпоративной этики, также имеют достаточно шансов на успех.

Это объясняется тем, что руководитель предпочитает самостоятельно обучить своего помощника «с нуля», чтобы у сотрудника сразу сложился определенный стереотип поведения. Кроме того, современные технологии лучше осваивают молодые специалисты, не обремененные устаревшими знаниями. Часто должностная инструкция помощника руководителя прямо указывает на работу с новыми видами программного обеспечения, и отбор кандидатов происходит по определенным правилам.

Руководитель отдела продаж: как стать отличным управленцем

Какая должна быть зарплата у помощника руководителя

Уровень зарплаты личных помощников

Федеральный округ	Примерный уровень заработной платы (в рублях)
Дальневосточный Владивосток Хабаровск	6500-21 000 9000-21 000 6500
Приволжский Казань, Татарстан Нижний Новгород Оренбург	5200-26 000 18 200 9880-26 000 5200
Северо-Западный Вологда Псков	7000-11 700 7000 11 700
Сибирский Барнаул, Алтайский край Иркутск Новосибирск	9500-39 000 9500-18 500 14 300 16 900-39 000
Уральский Екатеринбург Челябинск	7800-26 000 7800-26 000 13 000
Центральный Воронеж Тула	17 200-19 500 17 200 19 500
Южный Ростов-на-Дону Ставрополь	10 400-13 000 13 000 10 400-13 000

Курсы помощника руководителя: чему там учат

1. Профессиональный и психологический профиль персонального ассистента (помощника) руководителя

Перечень требований к квалификации, уровню профессиональной подготовки, а также требования к личным качествам помощника руководителя.
Значение, обязанности, компетенции ассистента руководителя.
Основы корпоративной этики и делового взаимодействия помощника руководителя.

2. Документирование деятельности руководителя и организации в целом

Единая система документооборота, основы делопроизводства.
Принципы классификации документов. Разновидности организационно-распорядительной документации. Типовые документы.
Бланки документов, требования к их заполнению. Основные и дополнительные реквизиты.
Правила формирования договорной документации. Оформление распорядительных и организационных дел.

3. Организация документооборота

Работа с документацией. Разновидности документопотоков.
Принципы документооборота. Внутренние, входящие, исходящие документы. Регистрация документов с последующим контролем исполнения предписаний руководителя.
Основы организационной структуры. Формирование дел с учетом основной номенклатуры.
Понятие об экспертизе ценности документа. Помощник руководителя без специальной подготовки, при необходимости, может овладеть необходимыми навыками и знаниями на специальных курсах по организации оборота документов.

4. Деловое взаимодействие и эффективное общение с руководителем

Задачи и возможности информационного обеспечения работы директора. Организационно-технические средства для презентаций.
Планирование и составление графика рабочего дня директора.
Новые виды программного обеспечения и технических средств, обеспечивающих эффективную деятельность руководителя.
Основы межличностного общения между руководителем и ассистентом. Зарплата помощника руководителя напрямую зависит от умения ассистента наладить комфортные условия для обеспечения позитивного взаимодействия.

5. Организация специальных и деловых мероприятий (совещаний, переговоров, конференций)

Подготовка конференц-зала и необходимой документации к проведению мероприятий.
Ведение документации в процессе проведения мероприятий.
Организация фуршетов, кофе и прочих угощений для участников конференций.
Подготовка культурной программы, покупка подарочных аксессуаров.

6. Управление стрессом и своим состоянием.

Выработка устойчивости к стрессам, поддержание комфортного состояния.
Способность адаптироваться к изменяющимся условиям, умение предотвращать стрессовые ситуации, формирование позитивного психологического климата.
Умение концентрироваться на позитивных моментах, расслабляться и восстанавливаться в конце рабочего дня.
Сохранение презентабельного внешнего вида, поддержание эстетической формы, соблюдение рационального режима труда и отдыха.

7. Тайм-менеджмент

Выявление приоритетных направлений в работе и личной жизни.
Обладание знаниями о внутренних биоритмах, циклах энергетических потоков.
Умение распределить цели по ролям.
Определение рамок влияния и направления забот.

8. Разрешение сложных и конфликтных ситуаций

Алгоритм урегулирования споров и разногласий.
Эмпатическое слушание.

9. Организация командировок директора

Подготовка документов к поездкам руководителя.
Предварительный заказ проездных документов и отелей.
Подготовка поездки руководителя за рубеж.
Встреча и примем зарубежных партнеров. Инструкция помощника руководителя некоторых компаний предусматривает общение с иностранцами и владение иностранными языками.

10. Имидж современного личного помощника (персонального ассистента)

Поддержка личного дресс-кода.

11. Практический навык прохождения интервью и составление резюме.

Умение вести переговоры на уровне первых руководителей, собственников бизнеса.
Умение правильно подать себя и компанию, способность держать разумное равновесие в процессе беседы, воспитание эстетически привлекательных манер.

Организация тимбилдинга: идеи командообразующих мероприятий

Мне нужен самостоятельный помощник

Юлия Конельская ,

генеральный директор ГК «Галактика», Москва

В качестве клиентской базы при выборе помощника руководителя были использованы как внешние, так и внутренние ресурсы. Объявление «Требуется помощник руководителя» было размещено в местных СМИ с целью привлечь внимание соискателей с опытом работы в крупных компаниях или административных департаментах. Работой по первичному выбору кандидатов занималась служба персонала.

Прежде всего, специалисты определяли, насколько соискатели соответствуют нашим требованиям, выявлялись потенциальные возможности. В процессе собеседования кандидаты решали тестовые кейсы и рассматривали конкретные ситуации. После тестирования мы получили первичные сведения о возможностях и способностях кандидатов.

Далее отобранные соискатели тестировались на предмет соответствия нормам принятой на предприятии корпоративной этики. Мы определяли, способен ли специалист принять ответственность на себя и разрешить ситуацию в пользу компании. Лично мне более импонирует помощник, готовый к принятию самостоятельных решений.

4 шага как найти идеального помощника руководителя

Шаг 1. Определяемся – кто именно вам нужен

Для того чтобы сделать правильный выбор, надо четко знать: какой специалист нужен в качестве помощника руководителя? Какие рабочие функции будут на него возложены, какие задачи поставит перед ним руководитель? При выборе помощника важно учесть психологическую совместимость, совпадение биологических ритмов и темпов работы. Известно, что деловые качества одного и того же человека могут в разных условиях проявиться по-разному.

Помощник руководителя без опыта может найти работу в развивающейся компании, с руководителем, внедряющим инновационные модели в административно-управленческой практике. Когда директор часто бывает в поездках, помощник должен уметь рационально и оперативно решать вопросы по бронированию отелей, заказу билетов и трансфера. Но если командировки не часты, нет необходимости готовить специалиста для выполнения подготовительных работ. В то же время, помощник руководителя с опытом наверняка будет искать работу, обеспечивающую его полной занятостью и возможностью развиваться.

Шаг 2. Поиск подходящего кандидата

Есть два варианта:

поиском подходящей кандидатуры занимается кадровая служба;
подбор осуществляется усилиями службы персонала.

Подробное описание качеств и умений потенциального помощника будет необходимо представить службе по подбору персонала. Чем подробнее будет описание специалиста, тем плодотворнее будет работа и деятельность руководителя. В процессе предварительного отбора отсеются неподходящие кандидаты, и руководителю гораздо легче будет сделать выбор среди оставшихся кандидатов. Кроме того, если человек не соответствует требованиям по нескольким параметрам.

Курсы помощника руководителя помогают выявить приоритеты каждого соискателя, раскрыть потенциальные возможности. Выпускники без опыта работы сначала могут пройти практику секретарей, получить необходимые навыки и знания, и лишь затем претендовать на должность помощника руководителя компании.

Обратите внимание: отклонение заявок соискателей по принципу возраста, пола и национальности - противозаконно. В ходе собеседования личные антипатии не стоит озвучивать, для отказа от услуг соискателя существуют другие, более корректные формы. Если в качестве соискателя окажется специалист со стажем, опыт работы помощником руководителя наверняка подскажет такому кандидату причину вашего отказа.

Шаг 3. Проверяем компетентность кандидатов

Если на должность помощника руководителя претендуют 10- 15 соискателей, целесообразно поручить кадровой службе определить, насколько честно они заполнили анкету. Далее предложите каждому из кандидатов решить реальную рабочую ситуацию и проанализируйте их ответы.

Частный пример: предложите кандидату такую задачу. «Вам нужно отправить корреспонденцию. Ваши действия?». По вариантам ответа вы безошибочно сделаете свой выбор.

Первый вариант. Я отправлю конверт по почте или воспользуюсь услугами курьера, как того требует должностная инструкция помощника руководителя.

Второй вариант. Я выясню у руководителя, насколько срочна доставка. С учетом этого, я приму решение, как отправить корреспонденцию: почтой, с курьером или (если это важные документы) доставить лично. Отправляться в путь следует после того, как будет определено контактное лицо, точный адрес и график работы получателя. О факте доставки можно убедиться по телефону, после чего надо доложить руководителю о выполненной работе.

Шаг 4. Делаем выбор

По итогам предварительного отбора в поле зрения руководителя остается несколько соискателей. Это – важный этап, на котором следует определиться, почему кандидаты обратились именно в эту компанию? Спросите соискателей, каковы причины их обращения и почему они желают работать именно в должности помощника руководителя? Не надо смущаться, если этот вопрос прозвучал несколько раз. Если сотрудник не пожелает обременять себя лишний раз подтверждением своих намерений – вряд ли стоит обращать внимание на этого человека. Другое дело, когда кандидат с интересом говорит о будущей должности, объясняет свое видение ситуации и предлагает новые, нестандартные решения. Обратите внимание на то, чтобы соискатель был эмоционально совместим с вами.

В условиях кратковременного собеседования выявить уровень совместимости крайне непросто. Прислушайтесь к интуиции: приятен ли вам человек, демонстрирующий знания, опыт, готовность к работе? Если при наличии всех этих качеств нет желания продолжать с ним беседу – это тревожный знак, не стоит себе перечить. Вопрос психологической совместимости тем более актуален, когда выбирается помощник руководителя управления.

В условиях растущей конкуренции кардинальное значение имеет качество управления, направления стратегических административно-организационных ресурсов. От того, насколько правильно и оперативно будет выбрана управленческая стратегия, зависит успех деятельности всей компании. Поэтому деятельность руководителя должна быть обеспечена максимально комфортными условиями, средствами и ресурсами, позволяющими эффективно решать стратегически важные вопросы без формальных или организационных обременений. Личный помощник руководителя – это и есть тот человек, которому при любой погоде доверяют «компас корабля», управляемого капитаном.

Информация об авторе и компании

Юрий Водилов , генеральный директор компании «Сибрыбпром», Тюмень. ООО «Сибрыбпром» - многопрофильное предприятие, специализирующееся на производстве рыбной продукции. Имеет три предприятия, на которых разводится и выращивается живая рыба, три завода по переработке рыбы, цех по копчению и вялению, складские помещения, судостроительный завод.

Режис Ломм , глава представительства компании Pfizer в России, Москва. Компания Pfizer, существующая с 1849 года, разрабатывает и производит фармацевтическую продукцию для различных областей медицины (кардиологии, онкологии, урологии, психиатрии, офтальмологии, эндокринологии, дерматовенерологии), в том числе антибиотики нового поколения. Pfizer имеет более 150 представительств по всему миру. Ежегодно компания инвестирует значительные суммы в исследования и разработку новых препаратов. Российское представительство компании («Пфайзер Интернэшнл ЭлЭлСи») работает с 1992 года.

Юлия Конельская , генеральный директор ГК «Галакта», Москва. Группа компаний «Галакта» - российский производитель водочных брендов «Полтина» и «Мороз и солнце». Компания входит в Топ-10 производителей водки. Сеть распространения продукции охватывает все регионы РФ и состоит из более чем 100 дистрибьюторов. В 24 крупнейших регионах созданы региональные представительства группы. В 2006 году общий объем производства предприятий группы составил 2520 тыс. долл. США. Численность персонала - 600 человек.

I. Общие положения

1. Помощник относится к категории специалистов.
2. На должность помощника назначается лицо, имеющее профессиональное (техническое, экономическое, (высшее; среднее) юридическое, пр.) образование, стаж административной работы не менее лет в (2 лет; 3 лет; др.) (указать направление) сфере бизнеса.
3. Помощник должен знать:
3.1. Структуру управления предприятием.
3.2. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия.
3.3. Структуру и оборудование современного офиса.
3.4. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.
3.5. Принципы и методы администрирования.
3.6. Стандарты делопроизводства.
3.7. Основы этики и эстетики.
3.8. Правила делового общения.
3.9. Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.
3.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
4. Назначение на должность помощника и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.
5. Помощник подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

II. Должностные обязанности помощника

Помощник:
1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.
4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.
5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
6. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.
7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
9. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
10. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.
12. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.
13. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.

III. Права помощника

Помощник имеет право:
1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3. Запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4. Требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность помощника

Помощник несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

УТВЕРЖДАЮ:

________________________

[Наименование должности]

________________________

[Наименование организации]

________________/[Ф.И.О.]/

«____» ____________ 20__ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Помощника директора

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность помощника директора [Наименование организации в родительном падеже] (далее - Образовательное учреждение).

1.2. Помощник директора относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом [наименование должности непосредственного руководителя].

1.3. Помощник директора подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Образовательного учреждения.

1.4. На должность помощника директора назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет.

1.5. Помощник директора должен знать:

законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации по вопросам образования и воспитания;
приоритетные направления развития образовательной системы Российской Федерации;
основные сведения о развитии образования в зарубежных странах, теорию и методы управления образовательными системами;
локальные нормативные акты учреждения;
основы гражданского, административного, трудового, бюджетного, хозяйственного законодательства в части, касающейся регулирования деятельности образовательных учреждений и их структурных подразделений;
основы менеджмента, управления персоналом, управления проектами;
локальные нормативные акты образовательного учреждения;
требования к работе на персональных компьютерах, иных электронно-цифровых устройствах;
организацию делопроизводства;
правила по охране труда и пожарной безопасности.

1.6. Помощник директора в своей деятельности руководствуется:

локальными актами и организационно-распорядительными документами Образовательного учреждения;
правилами внутреннего трудового распорядка;
правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия помощника директора, его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Должностные обязанности

Помощник директора исполняет следующие обязанности:

2.1. Выполняет работу по обеспечению деятельности директора.

2.2. Обеспечивает поддержку взаимодействия директора с представителями органов исполнительной власти и руководителями организаций, его телефонных переговоров, координирует график заседаний и представительств руководителя на различных совещаниях, заседаниях, конференциях и семинарах с учетом его полномочий, обеспечивает его необходимой информацией для представительства в органах исполнительной власти и иных организациях.

2.3. В пределах предоставленных полномочий координирует работу структурных подразделений образовательного учреждения, руководит подчиненными исполнителями.

2.4. Ведет деловую переписку с организациями.

2.5. Получает необходимые сведения для директора от структурных подразделений образовательного учреждения, вызывает на прием работников по его поручению.

2.6. Принимает и передает телефонограммы, записывает сообщения и доводит их до сведения адресатов.

2.7. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директора.

2.8. Ведет делопроизводство, принимает корреспонденцию, поступающую на имя директора, систематизирует ее и докладывает ему о результатах выполнения принятых решений.

2.9. Передает документы в структурные подразделения образовательного учреждения конкретным исполнителям для использования их в работе либо исполнения и подготовки ответа и предложений по их реализации, осуществляет контроль за сроками исполнения поручений.

2.10. Организует прием посетителей, содействует оперативному рассмотрению их предложений и просьб.

2.11. В пределах предоставленных прав представляет директора в иных организациях.

В случае служебной необходимости помощник директора может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Помощник директора имеет право:

3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

3.2. Контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненными ему службами.

3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности, подчиненных ему служб и подразделений.

3.4. Взаимодействовать с другими предприятиями, организациями и учреждениями по производственным и другим вопросам, относящимся к его компетенции.

3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.6. Пользоваться иными правами, установленными Трудовым кодексом РФ и другими законодательными актами РФ.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Помощник директора несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, - и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы помощника директора осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем - регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия - периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы помощника директора является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы помощника директора определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Образовательном учреждении.

5.2. В связи с производственной необходимостью помощник директора обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности помощнику директора может выделяться служебный автотранспорт.

6. Право подписи

6.1. Помощнику директора для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен ____/____________/ «__» _______ 20__ г.

Понравилась статья? Поделитесь ей

Распечатать статью